微智内部工具使用说明

⚠️ 重要：使用规则（必读）

🚫 一、避免频繁使用

AI系统有处理能力和通讯速率限制，请遵循以下原则：

⏱️ 频率控制：建议每5分钟提交一个问题，不要连续快速提问
📝 问题整理：把问题想清楚、整理完整后再提交，避免碎片化提问
🔄 重复使用功能要做成工具：详见下方"工具化思维"说明

⚡ 二、系统能力说明

目前AI系统有以下限制，请大家理解：

👤 人员识别功能：正在调试优化中，暂时可能不够精准
🌐 通讯速率：受网络环境影响，响应速度可能不稳定
💾 处理能力：复杂任务可能需要较长时间，请耐心等待

✅ 三、工具化思维（核心原则）

如果您需要反复做同类事情，请做成工具，而不是每次都让AI生成！

❌ 错误做法：每天让AI"帮我做一张海报" → 耗时、耗资源、效率低
✅ 正确做法：让AI"帮我做一个海报制作工具" → 以后自己随时用，高效省钱

典型场景：做图、生成二维码、制作PPT模板、数据处理等重复性工作，都应该工具化。

💬 如何与AI对话（标准格式）

为了让AI准确理解您的需求并放到正确的位置，每次提问请按以下格式：

📋 标准提问格式

我是【您的姓名】，
需要【生成文件/生成工具】，
类型是【HTML网页/PDF/图片/PPT/工具】，
具体需求是：
【详细描述您需要什么】

请帮我放到【个人主页/个人文件夹】。

📝 示例一：生成文件（单次使用）

场景：需要做一份产品介绍的PPT

我是李茂林，
需要生成文件，
类型是PPT，
具体需求是：
帮我做一份关于"智能楼梯灯"的产品介绍PPT，
包含：产品特点、技术参数、应用场景、价格优势

请帮我放到个人文件夹。

🛠️ 示例二：生成工具（重复使用）

场景：经常需要做各种海报

我是李茂林，
需要生成工具，
类型是HTML网页，
具体需求是：
帮我做一个海报制作工具，功能包括：
1. 提供5个固定模板（简约风、科技风、商务风、节日风、促销风）
2. 可以选择尺寸：朋友圈正方形(1080x1080)、抖音竖屏(1080x1920)、小红书(1242x1660)
3. 可以修改文字内容、调整颜色
4. AI只负责生成文案标题
5. 可以下载生成的海报图片

请帮我放到个人主页，并贡献到工具导航。

💡 关键要点

必须说明身份：告诉AI"我是谁"，方便归档到正确的个人文件夹
明确存放位置：指定是放到"个人主页"（网页类）还是"个人文件夹"（文件类）
详细描述需求：越详细，AI生成的结果越符合预期
区分文件和工具：单次用→文件；重复用→工具

💼 典型使用场景

场景一：生成产品资料（单次文件）

需求：需要为新产品做一份介绍PPT

操作：按标准格式告诉AI需求，说明放到个人文件夹

结果：AI生成PPT文件，自动保存到文件管理的个人文件夹

后续：如果这份PPT模板很有价值，可以推送到公共文件夹供全公司使用

场景二：开发做图工具（工具化思维 - 重点！）

需求：经常需要制作各种海报（朋友圈、抖音、小红书等）

错误做法：每次都让AI"帮我做一张海报" → 效率低、成本高

正确做法：

让AI做一个海报制作工具（HTML网页）
工具功能包括：
- 5个固定模板（简约、科技、商务、节日、促销）
- 3种尺寸选择（朋友圈正方形、抖音竖屏、小红书）
- 可修改文字、调整配色
- AI只生成文案标题（节省资源）
- 可下载生成的海报
工具保存到个人主页，并可贡献到工具导航
以后自己做海报时，直接使用这个工具，不再调用AI

场景三：临时文件传递

需求：需要临时传给同事一份文件

操作：上传文件到个人文件夹，推送到临时文件夹

结果：同事可以在临时文件夹查看和下载

后续：30天后自动清理，无需手动管理

场景四：开发内部工具并共享

需求：做了一个很好用的二维码生成器

操作：

告诉AI生成二维码生成工具
测试完善后，贡献到内部工具导航
同事可以为您的工具点赞
月度点赞前三名获得奖励！

📋 系统概览

微智内部工具系统是一个集成了AI内容生成、文件管理和工具共享的综合平台。

                🎯 核心理念
                个人创作：每个人都是创作者，可以生成自己需要的文件和工具
价值共享：优质的文件和工具可以共享给全公司使用
效率优先：重复使用功能做成工具，单次需求直接生成文件
数据沉淀：通过钉钉向AI投喂有价值的数据，让AI更懂业务

            

🚀 快速入口

📁 文件管理系统

管理个人文件、推送文件到公共/临时文件夹

进入文件管理

🧭 内部工具导航

查看和贡献工具，点赞优质工具，获取月度奖励

进入工具导航

📖 AI数据提交指南

了解如何正确向AI投喂有价值的数据

查看数据指南

📦 三大核心模块

1️⃣ 个人主页 - 网页生成中心

个人主页用于存放您通过AI生成的所有网页文件。当您告诉AI"帮我做一个XXX功能的网页"时，生成的HTML文件会自动保存到这里。

✅ 自动生成：告诉AI需求，自动保存到个人主页
✅ 分类展示：按类型自动整理（收藏、自动生成、手动添加）
✅ 一键分享：可以将有价值的网页贡献到内部工具导航

2️⃣ 文件管理系统 - 文档管理中心

文件管理系统用于管理各类文档文件（PDF、PPT、图片、Word等）。支持个人文件管理、公共文件共享和临时文件传递。

文件夹类型	用途	保存期限	使用场景
个人文件	存放个人生成的各类文件	永久	AI生成的PDF、PPT、图片等
公共文件夹	公司级共享文件	永久（需审核）	有价值的模板、标准文档
临时文件夹	临时分享文件	30天自动清理	临时传递给同事的文件

💡 文件推送功能

当您生成了有价值的文件，可以推送到公共文件夹或临时文件夹。推送到公共文件夹时会自动记录来源，方便追溯文件创作者。

3️⃣ 内部工具导航 - 工具共享平台

内部工具导航是一个工具共享平台，汇集大家开发的各类网页版工具。这些工具都是通过AI生成并持续优化的高质量应用。

🛠️ 工具贡献：将您开发的网页工具贡献给全公司使用
👍 点赞机制：为优质工具点赞，每月点赞前三名获得奖励
📌 置顶功能：特别有价值的工具会被置顶在最上方
🎯 节省成本：使用工具比每次都让AI生成更高效、更省钱

⚠️ 工具 vs 单次生成

工具：适合重复使用场景，如"做图工具"、"二维码生成器"、"海报设计器"等。
单次生成：适合一次性需求，如"生成一份产品介绍PPT"、"制作一张节日海报"等。

🤔 什么时候适合做工具？

场景	推荐方式	原因
每天都要用，比如生成海报	做成工具	重复使用，节省每次调用AI的成本和时间
临时要做一份产品介绍PPT	单次生成	一次性需求，直接生成文件即可
需要批量处理数据	做成工具	后续可能还会用到，工具化更高效
需要一张特定的节日海报	单次生成	特定场景，用完即走
经常要生成二维码	做成工具	高频使用，工具化后随时可用
需要一份公司介绍PDF	单次生成	一般不需要频繁修改，生成一次即可

⭐ 最佳实践与建议

                📌 给AI投喂数据的正确姿势
                有价值的数据：产品资料、客户信息、业务数据等可以喂给AI
避免重复提问：基础工具的使用请参考本说明，不要每次都问AI
建立知识库：通过持续投喂，让AI成为懂业务的助手

            

🎯 效率优化建议

工具化思维：如果您发现自己在重复让AI做同类事情，考虑做成工具
及时分享：有价值的文件及时推送到公共文件夹，让同事受益
参与贡献：开发好用的工具并贡献出来，获取点赞奖励
定期整理：定期清理临时文件夹，保持个人主页整洁
控制频率：每5分钟一个问题，给AI充足的处理时间

🏆 月度奖励机制

每月点赞数前三名的工具贡献者将获得奖励！
所以，如果您开发了好用的工具，记得贡献到工具导航，让大家为您点赞！

📞 联系与支持

如果您在使用过程中遇到问题，或有任何建议：

👤 联系李茂林

有问题请在钉钉群里沟通，或直接给李茂林留言！

我们会及时收集大家的反馈，持续优化这套系统。

🎉 期待您的贡献

每个人都是创作者！无论是一个好用的工具，还是一份有价值的文档，都可以让整个团队受益。

让我们一起把内部工具平台打造成高效、共享、创新的工作空间！

🏢 微智内部工具使用说明